IA POUR LES ASSISTANT(E)S DE DIRECTION
Boostez votre efficacité : ChatGPT au service des Assistant·e·s de Direction
Objectif de la formation
Cette formation vise à équiper les Assistant·e·s de Direction avec des compétences pratiques en utilisation de ChatGPT pour automatiser les tâches administratives, améliorer l’organisation de leur travail, et anticiper les besoins de leur direction. En une journée, les participant·e·s apprendront à intégrer ChatGPT dans leurs processus pour gagner en efficacité, organiser leur quotidien de manière optimale, et simplifier leurs interactions professionnelles
Programme de la journée
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INTRODUCTION
L’impact de ChatGPT sur la fonction d’Assistant·e de Direction
- Présentation des opportunités offertes par ChatGPT dans la gestion des tâches administratives : Automatisation des emails, gestion d’agendas, et préparation de documents.
- Études de cas réels : Exemples d’assistant·e·s de direction ayant intégré ChatGPT dans leurs activités quotidiennes pour simplifier leur travail et gagner en efficacité.
- Discussion interactive : Identification des attentes des participant·e·s et de leurs objectifs spécifiques en matière d’optimisation des tâches.
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MODULE 1
Comprendre l’IA dans le contexte administratif de mon entreprise
- Exploration des fonctionnalités de ChatGPT appliquées aux tâches de gestion : Préparation de présentations, création de comptes-rendus, et suivi des plannings de la direction.
- Discussion sur les domaines spécifiques où ChatGPT peut alléger la charge de travail administrative.
- Exemple pratique : Utilisation de ChatGPT pour structurer et rédiger un compte-rendu de réunion en quelques étapes, à partir de notes brutes.
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MODULE 2
Développer un Growth Mindset et ses capacités d’innovation en support de direction
- Adopter une approche proactive pour intégrer ChatGPT dans la gestion des tâches administratives et encourager l’innovation dans l’organisation du travail.
- Conduite du changement : Stratégies pour intégrer ChatGPT comme un assistant au quotidien et maximiser son potentiel pour organiser efficacement son temps.
- Coaching individuel : Conseils personnalisés pour ajuster l’utilisation de ChatGPT en fonction des besoins spécifiques de la direction et du style de travail des participant·e·s.
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MODULE 3
L’art du prompt efficace pour les Assistant·e·s de Direction
- Apprentissage de la création de prompts adaptés aux besoins des assistant·e·s : Génération de réponses aux emails, automatisation de la planification d’agendas, et gestion de l’organisation de réunions.
- Exercice pratique : Rédaction de prompts permettant de transformer une simple demande en une planification complète d’agenda ou en une préparation de dossier de présentation en quelques minutes.
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MODULE 4
Panorama des meilleurs outils et ressources pour les Assistant·e·s de Direction
- Présentation des possibilités offertes par ChatGPT pour automatiser des tâches répétitives (exemples : relance d’emails, gestion de plannings multiples) et enrichir la gestion documentaire.
- Discussion sur les meilleures pratiques pour intégrer ChatGPT dans l’organisation des tâches et la communication interne de l’entreprise.
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MODULE 5
Utilisation de ChatGPT au quotidien dans mon rôle d’Assistant·e de Direction
- Automatisation des processus de gestion : Rédaction de mémos, préparation de synthèses de documents, et suivi des tâches urgentes.
- Exemple de cas pratique : Automatisation de l’organisation d’un événement interne : utilisation de ChatGPT pour générer un planning d’événement, gérer les invitations, et créer un suivi des tâches en temps réel.
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MODULE 6
Sécurité, éthique et limitations de l’IA dans les opérations
- Identifier les risques liés à l’utilisation de ChatGPT en contexte administratif, notamment en matière de gestion des informations sensibles, de confidentialité et de respect des données personnelles.
- Exemple d’atelier collaboratif : Élaborer des bonnes pratiques et des protocoles éthiques pour l’utilisation responsable de ChatGPT dans la gestion des données de l’entreprise.
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BONUS
5 techniques avancées pour optimiser votre rôle d’Assistant·e avec ChatGPT
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CONCLUSION
Conclusion, plan d’action et cadeau
- Plan d’action personnalisé pour chaque participant·e, conçu pour intégrer ChatGPT dans leurs pratiques administratives dès la fin de la formation.
- Guide pratique et accès exclusif à des ressources en ligne pour prolonger l’apprentissage et renforcer les compétences post-formation.
- Cadeau spécial : Kit d’outils ChatGPT pour les Assistant·e·s de Direction (templates de prompts pour les emails, checklists de gestion d’agendas, etc.).
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POUR FINIR
Évaluation et feedback
- Questionnaire interactif pour évaluer les compétences développées et mesurer la satisfaction des participant(e)s.
- Atelier de feedback en groupe : Partage des meilleures pratiques et des idées pour intégrer ChatGPT dans les activités quotidiennes des Assistant·e·s de Direction.
Méthodologie
Méthode participative
Workshops interactifs, exercices pratiques basés sur des situations réelles de gestion administrative, et études de cas illustratives.
Suivi personnalisé
Coaching au cours de la formation pour accompagner les Assistant·e·s de Direction dans l’implémentation de ChatGPT dans leurs tâches quotidiennes.
Suivi post-formation
Accès optionnel à 4 sessions d’update en ligne pour renforcer les compétences acquises et découvrir les dernières mises à jour de ChatGPT pour l’assistance de direction.
Sessions de coaching individuel sur demande pour un suivi personnalisé, garantissant l’application réussie de ChatGPT dans les processus administratifs.
A vous de jouer !
